Por la gripe A las empresas recurren al teletrabajo, pero ¿cómo organizarse?

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A fin de impedir la propagación de la gripe A, las empresas argentinas se vieron obligadas a reducir el personal presente en sus dependencias estableciendo, entre otras medidas, sistemas de rotación y trabajo a distancia.

No obstante, si bien la modalidad del teletrabajo constituye una solución ante la declaración de la emergencia sanitaria, impacta en los hogares de los empleados, quienes deben organizarse de la mejor manera posible para cumplir con sus obligaciones laborales, los quehaceres domésticos y el cuidado de los hijos, que se encuentran momentáneamente en receso escolar.

Ante este cuadro, los empleados deben poder equilibrar los distintos aspectos de la convivencia familiar con lo laboral.

En este contexto que especialistas de la consultora AB Comunicaciones prepararon una guía de sugerencias prácticas, para que el rendimiento profesional y los beneficios de las empresas y organizaciones no se vean sustancialmente alterados ante la coyuntura.

Tips para lograr el equilibrio y facilitar la adaptación al teletrabajo:

* Elegir un espacio de trabajo. Es importante que este lugar tenga una buena iluminación y cuente con los recursos y materiales necesarios. En la medida de lo posible, debe ser una habitación confortable que pueda aislarse cerrando las puertas y no un espacio de tránsito común de la casa.

* Establecer horarios de trabajo y respetarlos. Lo recomendable es que sean fijos y la misma cantidad de horas que se cumplen en la empresa o en el lugar habitual de trabajo. Los horarios pueden establecerse en función de quienes conviven en el hogar (bebés, niños, adolescentes, adultos, mascotas), los quehaceres domésticos y las necesidades de cada jornada. Esta flexibilidad permitirá cumplir con todas y cada una de las tareas, sin descuidar la familia ni el trabajo.

* Fijar un programa de trabajo. Es de suma importancia planificar las obligaciones laborales de la semana, a fin de cumplir en tiempo y forma con los plazos de realización y entrega de cada una de ellas.

* Planificar y agendar las actividades extralaborales. El trabajo a distancia es una situación propicia para las distracciones. Así como se recomienda fijar un programa de trabajo que incluya las tareas laborales, también es recomendable planificar en función de dicho programa, los quehaceres domésticos y sus propias actividades personales, familiares y de ocio.

* Tomar descansos fuera de los horarios establecidos. Se recomienda que las pausas que en el horario de trabajo se realicen, en la medida de lo posible, fuera del hogar. Al trabajar desde la casa, puede suceder que se agobie por estar todo el día dentro de ella. Salir simplemente a caminar unos minutos es de gran utilidad para despejarse, cambiar de aire y descansar la vista.

* Ser profesional. Es importante comportarse de manera semejante a como si se estuviese en la oficina. Hay que evitar realizar al mismo tiempo tareas que puedan afectar la concentración en el trabajo. Asimismo, no se debe descuidar las formas en el trato, ya sea telefónico o vía e-mail, con sus superiores, sus colegas y sus clientes, por el hecho de estar en casa.

* Demostrar compromiso y disciplina. El teletrabajo representa una buena oportunidad para actuar con compromiso y responsabilidad frente a las tareas. El empleado que se desempeña desde su hogar está más predispuesto a distracciones y al relajamiento, cosa que debe suplirse con mayor disciplina y autoexigencia. Si se obtienen buenos resultados trabajando desde el hogar, será una clara señal del compromiso de cada persona con sus tareas.

* Ser responsable por la información que se maneja. Todos los datos que se manejen de la empresa para la cual se trabaja son confidenciales. Al trabajar desde su casa, sepa que otras personas pueden tener acceso a dicha información por lo que se recomienda tener un especial cuidado con su manejo.

* Reforzar el contacto personal a través del teléfono. La mayoría de las entregas de las tareas laborales se realizan a través de medios digitales. No obstante, es recomendable utilizar el teléfono o el celular para confirmar que se hayan recibido los envíos. Esto refuerza el contacto personal en un escenario tan virtual y da sinergia a los canales de comunicación.

* Explicar la situación a los hijos. Es importante que entiendan que aunque sus padres estén en casa, están trabajando y no se los puede interrumpir constantemente. Se les puede asignar tareas de lectura y responsabilidades en el hogar de acuerdo a sus edades, a fin de que comprendan la importancia de colaborar con la situación.

* Explicar la situación a las personas con las que se convive, familiares y amigos. Hay que darles a conocer cuáles van a ser sus horarios de trabajo y los horarios en los que podrá atender sus llamados y visitas, salvo situaciones de emergencia. Y dar cuenta de la importancia de que no lo interrumpan para que pueda cumplir con sus tareas laborales en tiempo y forma y, poder dedicarles un tiempo para ellos después. Con paciencia y consideración, explicar también el trabajo concreto que está realizando (respetando la confidencialidad de la empresa y clientes).

* Dar por finalizadas las tareas laborales. Cuando se termine el trabajo o el horario estipulado para las tareas laborales, a no ser que sea urgente, debe dar por finalizado dicho día laboral; es decir, dedicarse a los asuntos personales y familiares y tomar su merecido descanso.

Herramientas para comunicaciones virtuales
A fin de contrarrestar las dificultades del trabajo en equipo y la distancia entre compañeros y superiores, se presentan una serie de útiles herramientas que cada empleado puede tener en su hogar:

* Servicios de mensajería instantánea que permiten realizar videoconferencias, como por ejemplo el Windows Live Messenger.

* Espacios de colaboración virtual para formar grupos. Es posible integrar hasta 20 personas, crear foros y tener la posibilidad de chatear con todo el grupo al mismo tiempo. Algunos de los más comunes son: Windows Live Grupos o Yahoo Groups.

* Servicios de calendarios online, que permiten compartir un único calendario entre los miembros de un grupo y son accesibles desde cualquier dispositivo. Windows Live Calendario o Calendario Google, son algunas de las opciones.

* Espacios de trabajo colaborativo, con planillas de cálculos y procesadores de texto. Uno de los más utilizados es el Google Docs.

Fuente | Infobae Profesional